Co vše lze dát do nákladů? Kompletní přehled pro OSVČ a firmy v Česku (2025)

Řešíte, co si můžete legálně uplatnit jako náklad a co už je za čárou? Tohle je jeden z nejrychlejších způsobů, jak snížit daňový základ bez zbytečného rizika. Níže najdete jasné mantinely, praktický postup, tabulku nejčastějších položek a tipy, jak se vyhnout nástrahám při kontrole z finančáku. Nečekejte kouzla - jen pravidla, která fungují v roce 2025 v Česku.

• Náklad musí souviset s dosažením, zajištěním nebo udržením zdanitelných příjmů (Zákon o daních z příjmů č. 586/1992 Sb., § 24).
• Co určitě ano: materiál, služby, software, účetní a právní služby, marketing, školení k oboru, cestovné, energie pro provoz, mzdy, nájem, úroky z podnikatelských úvěrů, odpisy majetku.
• Co jen částečně: auto, telefon, internet, home office, když je i pro soukromé účely - rozdělit podle skutečného využití.
• Co ne: reprezentace (pohoštění, alkohol), osobní spotřeba (běžné oblečení, potraviny), pokuty a penále, dary (s výjimkami podle zákona).
• Jste plátci DPH? Vstupní DPH si odečtete a do nákladů jde jen část bez DPH (pokud máte na odpočet nárok).

Co je náklad a jak poznám, co si můžu uplatnit

Základní test je jednoduchý: položím si tři otázky - 1) Pomáhá tahle věc/služba mému podnikání? 2) Mám k ní doklad na moje IČO s datem a popisem? 3) Při kontrole to dokážu vysvětlit bez kličkování? Když třikrát odpovíte „ano“, jste na dobré cestě.

Právní kotva: náklady (výdaje) uznatelné pro daň z příjmů definuje ZDP č. 586/1992 Sb., zejména § 24. Základní logika - musí jít o výdaj vynaložený za účelem dosažení, zajištění a udržení příjmů. U DPH hraje roli ZDPH č. 235/2004 Sb. (nárok na odpočet u plátců a poměrný/krácený odpočet, když je i soukromé využití).

Režim výdajů si zvolte hned na začátku roku:

• Skutečné výdaje (daňová evidence/účetnictví) - vše dokládáte. Největší flexibilita i přesnost. Ideální, pokud hodně investujete nebo máte reálné náklady vyšší než paušály.
• Výdajové paušály - procento z příjmů (typicky 60 % řemesla/živnosti, 40 % svobodná povolání, 80 % zemědělství/řemesla se zvláštním režimem), s limity na částku. V roce 2025 se uplatní standardní maxima: např. 60 % do výše příjmů 2 mil. Kč (strop 1,2 mil. Kč), 40 % do 2 mil. (strop 800 tis.), 80 % do 2 mil. (strop 1,6 mil.). Paušál se nesčítá s reálnými náklady - vyberte jedno.
• Paušální daň (tři pásma) - fixní měsíční částka, žádné náklady neuplatňujete. Skvělé pro jednoduchá podnikání s nižšími příjmy a minimem investic.

Smíšené využití (auto, telefon, internet, byt): rozpočítejte podle reálného poměru. Pár jednoduchých pravidel:

• Auto - poměr ujetých km „byznys/total“ podle jízdní knihy nebo interní směrnice a pravidelných záznamů.
• Telefon a internet - poměr podle provozu (výpis) nebo rozumně stanovené procento a krátká směrnice.
• Home office - poměr m² pracovního prostoru k celku, případně poměr času využití. Energie/nájem rozdělit stejně.

Hmotný majetek: co stojí nad 80 000 Kč a má životnost delší než rok (stroje, auto, vybavení), se obvykle odpisuje. Do 80 000 Kč můžete dát jednorázově do nákladů. U nehmotného majetku se od roku 2021 řeší primárně účetně; daňově se vychází z účetních odpisů a pravidel - držte se konzistentního postupu a podkladů.

Reprezentace a dary: pohoštění, alkohol, firemní večírky - nedaňové. Reklamní předměty do 500 Kč/ks bez DPH s logem a bez povinné spotřební daně jsou uznatelné (a u DPH bývá nárok na odpočet). U darů se zvažuje jiný režim - odčitatelné položky od základu daně, ne běžné náklady.

Stravné: OSVČ si může uplatnit stravné jen v rámci pracovní cesty (dle Zákoníku práce a každoroční vyhlášky MPSV - sazby se mění), ne běžné denní jídlo. Zaměstnancům můžete dát stravenky nebo peněžitý příspěvek na stravování - má vlastní daňová pravidla a limity.

Ještě jedna zásadní věc - pokud jste plátci DPH a uplatníte si odpočet, vstupní DPH není částí nákladu. Do nákladů jde jen část bez DPH. Když na odpočet nárok nemáte (např. reprezentace, osobní spotřeba), DPH se stává nákladem.

A protože čtete tenhle článek kvůli daním: označme klíčové slovo, které tu budeme používat pořád dokola - daňové náklady.

Praktický postup: jak náklady plánovat, účtovat a obhájit

Největší chyby vznikají, když se náklady řeší zpětně „na konci roku“. Lepší je nastavit si jednoduchý systém a jet podle něj.

1. Vyberte režim výdajů. Zvažte své tržby a investice. Pokud investujete do vybavení, marketingu, lidí - většinou vychází lépe skutečné výdaje. Máte nízké náklady a stabilní příjmy do 2 mil.? Mrkněte na výdajové paušály. Jednoduché příjmy a minimum papírů? Paušální daň (tam ale nic z toho neuplatníte).

2. Nastavte interní směrnice. Nemusí být dlouhé. Půl stránky ke každému: auto (poměr, evidence km), telefon/internet (procento), home office (m² a výpočet), drobný majetek (co jde rovnou do nákladů), cestovní náhrady (jak schvalujete cesty), reklamní dárky (co a komu).

3. Doklady vždy na IČO. Faktura s vašimi údaji, popis položek, datum zdanitelného plnění. Pokud nakupujete online v zahraničí (SaaS), uložte i objednávky a potvrzení platby. Při hotovosti berte účtenky s DIČ dodavatele, pokud je plátce DPH.

4. Smíšené výdaje rozpočítejte. Nejjednodušší šablony:

   • Auto: byznys km / celkové km = poměr. Aplikujte na PHM, servis, povinné ručení, odpisy.
   • Telefon/internet: procento využití podle výpisu prvních pár měsíců a pak fixně (třeba 70/30). Jednou ročně ověřte reálnost.
   • Home office: m² pracovna / m² bytu. Stejným poměrem rozpočítejte elektřinu, plyn, nájem, vodu. Pomůže fotka pracoviště a krátký popis.

5. DPH: Plátci - když máte nárok, vstupní DPH si odečtete a do nákladů jde cena bez DPH. Když nemáte (repre, osobní část), DPH je náklad. Při smíšeném využití uplatněte poměrný odpočet (ZDPH - poměrný/krácený koeficient) a udržujte evidenci, z čeho jste odpočet dělali.

6. Odpisy: U majetku nad 80 tis. určete odpisovou skupinu (např. osobní auto je skupina 2 na 5 let). Zvolte lineární nebo zrychlené odpisy a držte se jednoho postupu. Příklad: notebook za 45 tis. → rovnou do nákladů. Auto za 480 tis. → odpisy 5 let, ročně cca 20 % lineárně (poměrně dle využití). Máte-li sezónní byznys a kolísavé zisky, zrychlené odpisy můžou pomoct.

7. Cestovní náhrady a stravné: Jako OSVČ si můžete uplatnit jízdné (vlaky, MHD), parkovné, ubytování a stravné dle vyhlášky MPSV, když jde o pracovní cestu mimo obvyklé místo podnikání. Pozor - běžné denní jídlo „v místě“ uznatelné není. U auta: buď firemní auto s reálnými náklady, nebo soukromé auto a náhrady dle sazeb (základ/km + cena PHM). U zahraničních cest použijte zahraniční sazby stravného (vyhlašuje MF).

8. Školení a vzdělávání: Kurzy, které udržují nebo prohlubují kvalifikaci ve vašem oboru, jsou v pohodě (např. programátor a framework, účetní a nové standardy, řemeslník a bezpečnost práce). Rekvalifikace na úplně nové povolání ne.

9. Marketing vs. reprezentace: Reklama (PPC, bannery, tisk, promo videa) je uznatelná. Reprezentace (kafe, víno pro klienta, obědové schůzky) daňově ne. Pokud rozdáváte drobné dárky, držte se limitu 500 Kč/ks bez DPH a mějte na nich logo.

10. Mzdy a spolupráce: Zaměstnanecké mzdy a odvody jsou náklad. U freelancerů a subdodavatelů mějte smlouvy a předávací protokoly. Vyhnete se problémům s „švarcsystémem“.

11. Evidence a archivace: Doklady uložte minimálně 10 let (bezpečná rezerva - u DPH je to standard). Elektronicky i papírově, ať jste krytí při jakékoli kontrole.

Mini scénář: dvoudenní cesta do Prahy za klientem. Jízdenka tam i zpět: náklad + DPH (u plátce). Ubytování: náklad + DPH. MHD: náklad + DPH. Stravné: dle vyhlášky podle hodinové dotace (u OSVČ bez DPH). Káva s klientem: reprezentace - nedaňové. Pokud jedete autem: PHM + dálniční známka poměrně; parkování ano; u soukromého auta náhrady dle sazeb.

Kontrolní seznam, časté chyby a rychlá FAQ

Checklist - před odesláním přiznání si projděte:

• Mám u každé položky jasnou vazbu na podnikání a smysluplný popis?
• Je doklad na moje IČO a srozumitelně popsaný? U zahraničních služeb mám self-billing/daňový doklad k DPH reverse charge, pokud se týká?
• Smíšené výdaje (auto/telefon/home office) mám rozpočítané a popsáno jak?
• U majetku nad 80 tis. mám odpisový plán a kartu majetku?
• U cest mám jízdní příkazy, trasu, účel a stravné dle vyhlášky?
• Reklamní dárky do 500 Kč/ks mám v evidenci a s logem?
• U půjček jsou peníze použité v podnikání a úroky doložené?
• U plátců DPH - sedí poměrné odpočty a návaznost na přiznání k DPH?
• Archivace: doklady uloženy 10 let, snadno dohledatelné?

Časté chyby, které stojí peníze:

• Obědy s klienty za tisíce - reprezentace, nedaňové. Pokud chcete být fér a přitom efektivní, dejte ty peníze raději do kampaní.
• Notebook koupený „na občanku“ bez IČO - u plátců DPH problém s odpočtem, u všech problém s průkazností. Vyřeší to e‑mail s dodavatelem a opravený daňový doklad.
• Auto bez evidence - finančák rád zkrátí poměr. Jednoduchá jízdní kniha v mobilu to vyřeší.
• „Všechno je na firmu“ - osobní nákupy maskované jako firemní jsou červený hadr. Raději menší, ale čisté náklady.
• Školení mimo obor - pokud neumíte obhájit vazbu na byznys, nechte ho mimo náklady.
• Zapomenuté odvody OSVČ - sociální a zdravotní jsou daňově uznatelné (snižují základ). Spousta lidí je do výpočtu nezahrne správně.

FAQ - nejčastější dotazy:

• Můžu si dát do nákladů každý oběd v práci? Ne. Jen stravné při pracovní cestě dle vyhlášky. Denní jídlo v místě výkonu podnikání je osobní spotřeba.
• Firemní auto vs. soukromé auto - co je výhodnější? Firemní auto dává smysl při vyšších ročních nákladech a když ho využíváte hlavně pro byznys. Soukromé + cestovní náhrady je jednoduché a fér při občasných cestách.
• Domácí kancelář v nákladech? Ano, poměrně. Použijte m² pracovna/m² bytu a tím násobte nájem a energie. Fotka pracoviště a výpočet poměru se hodí.
• Telefon i pro soukromé - kolik dám do nákladů? Podle reálného využití. Běžně 60-80 % u OSVČ. U plátců DPH stejně poměrný odpočet.
• Reklamní víno pro klienty? Alkohol spadá do reprezentace - nedaňové. Výjimky jsou úzké a spíše teoretické, nepočítejte s nimi.
• Dálniční známka a parkování? Ano, pokud auto používáte pro podnikání (poměrně). Doklad si schovejte.
• Kurz angličtiny? Pokud kurz zjevně pomáhá vašemu byznysu (jednáte se zahraničím), bývá uznatelný. „Obecné zlepšení“ bez vazby může neprojít.
• Kolik let musím držet doklady? Bezpečně 10 let. U DPH je to standard, u daně z příjmů se promlčecí lhůty různě prodlužují.
• Můžu dát do nákladů vlastní práci? Ne. Náklad je až platba jiné osobě nebo odpis majetku.
• Když jedu Uberem za klientem? Účtenka a jasný účel - ano.

Next steps / co dělat teď hned:

• OSVČ začátečník: vytvořte si tři směrnice (auto, telefon/internet, home office), nastavte si cloudové uložiště dokladů a jednoduchou jízdní knihu. Zvažte, zda letos nevyjde lépe výdajový paušál.
• Plátce DPH: zkontrolujte poměrné odpočty u smíšených nákladů a sjednoťte popisy na dokladech (hlavně zahraniční SaaS). Vytáhněte report koncových měsíců a spárujte s přiznáním k DPH.
• S.r.o.: nafázejte majetek do karet, sjednoťte odpisové metody, dořešte směrnici k reprezentaci a dárkům. Ověřte, že odměny jednatelů máte smluvně ošetřené a daňově správně.
• V paušální dani: náklady neřešte, soustřeďte se na limit pásma a cash‑flow. Pokud plánujete větší investici, promyslete přechod do režimu skutečných výdajů od 1. 1. příštího roku.
• Každý: vyhraďte si půl den v kalendáři na „úklid nákladů“ každý měsíc. Minimalizuje to stres a ztracené peníze.

Když půjde do tuhého a přijde kontrola, vyhrává ten, kdo má pořádek: jasné směrnice, logické poměry, srozumitelné doklady. Nepotřebujete právnický slovník, stačí zdravý rozum, pár pravidel a důslednost. Daně jsou hra s pravidly - a teď už je máte na jedné stránce.

Poznámka k právním oporám: pro daň z příjmů viz ZDP č. 586/1992 Sb. (§ 24 a související), pro DPH ZDPH č. 235/2004 Sb., cestovní náhrady řeší Zákoník práce a každoroční vyhlášky MPSV/MF (domácí a zahraniční stravné). Sazby se každý rok mění - vždy si ověřte aktuální vyhlášku pro daný rok.